Essa reunião poderia ter sido um e-mail?

Na primeira semana de novembro de 2020, vasculhava minha agenda em busca de um horário para um pedido de reunião. Arrastei o calendário até o princípio de dezembro e nada. Não havia nenhum horário que harmonizasse as agendas de todos os participantes.

Quase conformado de que não havia outra solução, tentei uma última alternativa: será que essa reunião não poderia ser um e-mail? Aliás, será que uma grande parte desta agenda impossível não poderia ser, na verdade, substituída por e-mails?

Essa reflexão me fez considerar o estado atual das coisas. Quem lê e-mail? Quanto tempo alguém leva para verdadeiramente ler – e responder – um e-mail? Meu modelo mental, adaptado à pandemia, me levou à seguinte segmentação: é importante e precisa ser resolvido no intervalo de alguns dias? Reunião. É importante e precisa ser resolvido em algumas horas? Mensagem no Teams. É importante e precisa ser resolvido neste minuto? WhatsApp. É importante, mas não tem um caráter de urgência? E-mail. Não é importante? Tente me ligar.

E-mails estavam claramente em decadência no meu dia a dia. Afinal, o que não é urgente? Ligações, então… não me lembro da última em vez em que atendi um número desconhecido. Mas, será que isso era uma realidade semelhante em outras companhias? Ou era uma condição somente minha?

Resolvi jogar essa pergunta nos grupos que frequento e no LinkedIn. Obtive 107 respondentes e esses resultados não permitem fazer inferências probabilísticas, nem tirar conclusões generalistas. Mesmo assim, como indicativo, alguns números foram surpreendentes. Vamos a eles!

Começando pelo óbvio: para saber se isso afeta a rotina de trabalho de alguém, esse alguém deve estar em uma rotina de trabalho. Aqui uma surpresa: 9,35% dos respondentes (da minha bolha) estão desempregados neste momento. Apesar do número mais baixo que a média da população, confesso que fiquei surpreso. Os respondentes são, em sua maioria, profissionais bem qualificados. 56% ocuparam cargos de gerência e diretoria com 15 ou mais anos de experiência – muitos com bagagem internacional e passagem por empresas de grande porte. Fica o primeiro indicativo: a pandemia vem afetando economicamente de forma severa todos os perfis de profissionais.

A segunda pergunta mostrou que, naquele momento, 68% da minha bolha ainda estava 100% em home-office, mas 23% já se encontravam em um mix home-office e presencial. Esta proporção aponta que a ideia, generalizada no início da pandemia, de que veríamos o fim do ‘escritório’ já está caindo por terra.

Na sequência, tentei entender como estava se dando a comunicação em tempos de pandemia. Aqui, não mais uma surpresa, uma constatação: das horas disponíveis para trabalho, o WhatsApp representava 25,6% do tempo, enquanto as mensagerias instantâneas corporativas (Teams, Skype, etc) outros 28%. Mais da metade do tempo dos profissionais era investido na troca de mensagens. Esse número é assustador!

Neste ponto, fiz uma pausa para entender qualitativamente o que estava acontecendo. Conversei com 15 respondentes que trouxeram um insight importante: o fato do emissor poder confirmar o recebimento e a leitura tornou as mensagens instantâneas especialmente relevantes. Isso traz uma pressão enorme – segundo os entrevistados – para que as mensagens sejam respondidas rapidamente. Diferente do e-mail, que é respondido no seu tempo, as mensagens exigem que se pare agora. Na minha escala de prioridade, recordei-me de que “o que é importante e precisa ser resolvido neste minuto” vem via mensageria instantânea. Mas será que realmente 53,3% de tudo que um profissional precisa endereçar possui tal nível de urgência?

Apesar de inquietantes, as constatações poderiam ter um caráter atemporal e não estarem diretamente impactadas pela pandemia. Por isso, resolvi testar como essa dinâmica se dava antes da chegada da Covid-19. Para minha surpresa, os respondentes declararam que as mensagens instantâneas cresceram 28,4%, comparando-se o período pré-pandemia e o atual. A utilização de e-mails, por sua vez, caiu quase proporcionalmente: 30.4%. A pandemia parece ter acelerado a necessidade de decisões imediatas.

Entretanto, isso ainda não respondia à minha questão inicial. Teria o volume de reuniões crescido na mesma proporção em que caiu a utilização de e-mails? Para minha surpresa, 37,8% dos entrevistados declarou que a quantidade de e-mails se manteve estável. Mas, de forma categórica, 89,3% declarou que o volume de reuniões aumentou drasticamente em relação ao período pré-pandemia. Minha sensação, portanto, não foi comprovada. O número de e-mails não caiu, mas o de reuniões aumentou muito. Seria talvez melhor que o inverso tivesse acontecido? Mais e-mails e menos reuniões? Talvez um tema para a próxima pesquisa.

Por último, restava uma dúvida: apesar da ansiedade gerada pelas comunicações instantâneas, na avaliação dos entrevistados, sua utilização é benéfica para as interações? Uma maioria muito significativa – 75% – avaliou concordância com esta afirmação entre 8 e 10, em uma escala de 0 a 10!

Ao final deste processo, com tantos insights e números, cheguei à conclusão de que há sim espaço para repensarmos a frequência das reuniões. Contudo, para além dessa constatação, ficou a certeza de uma consequência direta da pandemia e dos modelos remotos de trabalho: as mensagerias instantâneas definitivamente substituíram as interações rápidas de corredor, do cafezinho e do passadinha na mesa do colega. E, para a maioria dos respondentes, esse tipo de comunicação tem prestado um bom serviço em agilizar a tomada de decisão.

Fica a reflexão de sempre utilizarmos com parcimônia e empatia, respeitando o tempo do interlocutor.

E para você? Qual lição 2020 traz e qual deveria ser nossa próxima investigação?

Artigos relacionados